Sopimustiedot
Datahubiin tallennettavat myynti- ja verkkosopimuksen tiedot sisältävät muun muassa sopimuksen päivämäärät, laskutusosoite- ja yhteyshenkilötiedot. Kun osapuolet ilmoittavat solmittuja sopimuksia datahubiin, tallennetaan ilmoituksessa ilmoitetut asiakastiedot datahubin Asiakas-entiteettiin (tai useampaan, jos asiakkaita sopimuksella on enemmän kuin yksi), ja sopimus liitetään datahubin sisäisessä tietorakenteessa asiakkaaseen (tai asiakkaisiin) sekä ilmoitettuun käyttöpaikkaan. Mikäli ilmoitettua asiakasta ei vielä löydy datahubista, datahubiin luodaan uusi asiakas. Kun kyseessä on datahubista jo löytyvä asiakas, asiakkaan tiedot päivittyvät uuden sopimuksen ilmoituksen yhteydessä. Mahdolliset muuttuneet asiakastiedot välitetään kaikille osapuolille, jotka ovat oikeutettuja asiakastietoon. Yksittäinen sopimus tunnistetaan datahubissa sopimustunnuksen, käyttöpaikkatunnuksen ja sopimukseen liittyvän markkinaosapuolen tunnuksen yhdistelmällä.
Datahubiin ilmoitetut sopimukset ovat voimassa kokonaisia vuorokausia. Sopimuksen aloituspäivämäärä on ensimmäinen päivä, jolloin sopimus on voimassa. Sopimuksen päättymispäivämäärä on ensimmäinen päivä, jolloin sopimus ei ole enää voimassa. Sopimus siis alkaa sopimuksen ilmoituksessa ilmoitettuna voimaantulopäivänä klo 00.00. Sopimus taas päättyy päättämisilmoituksen päättymispäivämääränä klo 00.00 eli päättymispäivää edeltävä vuorokausi on viimeinen päivä, jolloin sopimus on voimassa.
Sopimustietoihin tallennetaan tieto laskutuskanavasta, ja tämän mukaan sopimustietoihin tulee liittää halutun laskutuskanavan mukaiset laskutusosoitetiedot (muun muassa laskutus(posti)osoite, sähköpostilaskun osoite tai verkkolaskun osoite). Asiakkaan myyjälle uuden sopimuksen solmimisen yhteydessä ilmoittama laskutusosoite välitetään myyjältä datahubin kautta jakeluverkonhaltijalle. Tämä tieto ei kuitenkaan sido jakeluverkonhaltijaa käyttämään ko. laskutuskanavaa, mikäli tällä ei ole kanavaa tarjolla. Jakeluverkonhaltija ilmoittaa datahubiin sopimuksessa käyttämänsä laskutuskanavan osana verkkosopimuksen tietoja. Myös asiakas voi haluta, että jakeluverkonhaltija lähettää laskut eri osoitteeseen kuin myyntilaskun. Tällöin asiakkaan tulee olla yhteydessä jakeluverkonhaltijaan laskutusosoitteen muuttamista varten. Jakeluverkonhaltija ilmoittaa laskutusosoitteen muutoksen datahubiin. Datahubin tietomalli mahdollistaa erillisten laskutusosoitteiden käyttämisen saman käyttöpaikan myynti- ja verkkosopimusten yhteydessä, eli toisin sanoen laskutusosoitetiedot tallennetaan sopimuskohtaisesti. Huomionarvoista on, että kuluttajien e-laskutietoja ei nykysääntöjen mukaan saa välittää osapuolelta toiselle. Tästä huolimatta laskutuskanava-kentässä voidaan ilmoittaa, että asiakas on tätä laskutuskanavaa toivonut. Vaikka laskutuskanavaksi on annettu joku muu kuin postiosoite, on datahubiin ilmoitettava sopimukselle aina jokin postiosoite mahdollisia perintätoimenpiteitä varten.
Sopimustiedoissa on tieto sopimuksen laskutustavasta, eli laskuttavatko sekä myyjä että jakeluverkonhaltija asiakasta kumpikin erikseen, vai onko kyseessä joko myyjän tai jakeluverkonhaltijan tekemä yhteislaskutus. Toisiaan vastaavilla myynti- ja verkkosopimuksilla tulee olla sama laskutustapa. Jos uuden myyntisopimuksen myötä ei synny uutta verkkosopimusta, jakeluverkonhaltijan tulee tarvittaessa päivittää verkkosopimuksen laskutustapa vastaamaan myyntisopimuksen laskutustapaa, tai olla yhteydessä myyjään, että myyjä tietää päivittää oman sopimuksensa laskutustapaa.
Sopimuksiin voidaan liittää yhteyshenkilöitä varsinaisen asiakkaan lisäksi. Asiakas on varsinainen sopimuskumppani, joka vastaa sopimuksesta juridisesti. Yhteyshenkilöt ovat sopimukseen liittyviä henkilöitä, joiden yhteystietoja osapuolet tarvitsevat asiakaspalvelutilanteissa. Esimerkiksi laskun saaja voidaan ilmoittaa sopimuksen yhteyshenkilönä, mikäli se on eri kuin varsinainen asiakas.
Samoin sopimusten yhteyshenkilöt voivat erota myynti- ja verkkosopimusten välillä. Asiakkaan myyjälle uuden sopimuksen solmimisen yhteydessä myyjälle ilmoittamat yhteyshenkilön tiedot tallennetaan myyntisopimuksen tietoihin, ja välitetään jakeluverkonhaltijalle. Jakeluverkonhaltija voi käyttää näitä oman sopimuksensa yhteyshenkilöinä. Huomioitavaa on, että osapuolilla voi olla omissa asiakas- ja sopimustiedoissaan paljon erityyppisiä yhteyshenkilöitä, mutta datahubiin ilmoitetaan ne yhteyshenkilöt, joiden tietojen välittäminen osapuolten välillä on tarpeen (myyjältä verkolle tai verkolta myyjälle). Yritysasiakkaille tulee ilmoittaa ainakin yksi yhteyshenkilö. Henkilöasiakkaalle ilmoitetaan erillinen yhteyshenkilö vain tarpeen mukaan, mikäli asiakkaan yhteystiedot eivät ole riittävät.
Sopimukselle tulee ilmoittaa asiakkaan kanssa sovittu asiointitapa. Asiointitapa "sähköinen" tarkoittaa etusijassa sitä, ettei asiakkaalle lähetetä kirjepostia. Asiointitapa on sopimuskohtainen ja myyjän asiakkaan kanssa sopima asiointitapa välitetään tiedoksi myös jakeluverkonhaltijalle. Jakeluverkonhaltijan tulee kuitenkin aina sopia sähköisestä asiointitavasta asiakkaan kanssa erikseen, vaikka myyjä on ilmoittanut itse käyttävänsä sähköistä asiointitapaa. Mikäli sopimukselle valittu asiointitapa on sähköinen, tulee ainakin yhdellä sopimukseen liitetyistä asiakkaista olla sähköpostiosoite yhteystiedoissa.
Alla on esitetty datahubiin tallennettavat myynti- ja verkkosopimuksen tiedot omissa kuvissaan. Käyttöpaikalla voi olla ajallisesti useita sopimuksia peräkkäin, mutta vain yksi myynti- ja verkkosopimus voi olla samanaikaisesti voimassa. Prosesseissa välitettävät sopimustiedot on kuvattu tarkemmin prosessikohtaisesti kunkin prosessin tiedoissa.
