Osoiterakenne

Sähköyhtiöillä voi olla yhteen asiakkuuteen liittyen erilaisiin käyttötarkoituksiin useita eri osoitteita. Alla on listattu eri osoitetyypit.

1. Käyttöpaikan osoite on osoite, joka kertoo käyttöpaikan tarkan sijainnin. Mikäli käyttöpaikalla ei ole katuosoitetta (esim. mainostaulu pellolla moottoritien varrella), annetaan lähin mahdollinen osoite. Käyttöpaikalla voi myös olla useampi kuin yksi osoite ja useammalla eri kielellä.

2. Asiakkaan virallinen postiosoite on asiakastiedoissa ilmoitettava postiosoite, josta asiakkaan tavoittaa. Normaalisti tämä on sama kuin käyttöpaikan osoite, mutta jos asiakas ei esimerkiksi itse asu sopimuksen kohteena olevassa asunnossa, niin kontaktiosoite voi olla jokin muu. Yritysasiakkaalla postiosoitteen tulee olla päätoimipisteen osoite. Mahdollisten erillisten toimipaikkojen osoitetiedot ylläpidetään sopimustiedoissa (laskutusosoite). Yritysasiakkaan osoitetiedot on mahdollista tarkastaa esimerkiksi YTJ:stä (yhteisö- ja yritystietojärjestelmä), suoraan yritykseltä tai yrityksen nettisivuilta. Huom. Vain osa yritysasiakkaista ylläpitää aktiivisesti osoitetietoja YTJ:ssä päätoimipisteen osalta.

3. Asiakkaan sähköpostiosoite toimii asiakkaan sähköisenä kontaktiosoitteena. Yritysasiakkaan sähköpostiosoitteen tulee olla yrityksen yleinen sähköpostiosoite. Yrityksen sopimuskohtaisen yhteyshenkilön tiedot ylläpidetään sopimustiedoissa.

4. Asiakkaan puhelinnumero on asiakkaan pääasiallinen puhelinnumero, josta asiakkaan tavoittaa. Yritysasiakkaan puhelinnumeron tulee olla yrityksen yleinen puhelinnumero. Yrityksen sopimuskohtaisen yhteyshenkilön tiedot ylläpidetään sopimustiedoissa.

5. Laskutusosoite (postilaskut) kertoo, minne sopimusta koskevat paperiset laskut sekä sopimusvahvistukset (ellei muusta osoitteesta ole erikseen sovittu) lähetetään ja tietoa ylläpidetään sopimustiedoissa. Tämäkin voi olla sama kuin käyttöpaikan osoite, mutta asiakkaan halutessa laskut tulee voida lähettää myös erilliseen laskutusosoitteeseen. Osoite voi olla myös sama kuin Datahubiin tallennettava asiakkaan virallinen postiosoite.

6. Verkkolaskuosoite (sähköinen laskutusosoite) kertoo tarvittavat verkkolaskun vastaanottajan tiedot laskun lähettämiseksi.

7. Sähköpostilaskun osoite (sähköinen laskutusosoite) kertoo tarvittavat verkkolaskun vastaanottajan tiedot laskun lähettämiseksi.

8. Mobiililaskun puhelinnumero kertoo asiakkaan matkapuhelinnumeron, johon mobiililasku lähetetään.

9. Yhteyshenkilön sähköpostiosoite on asiakkaan sopimuskohtainen kontaktiosoite. Yritysasiakkaan sopimuskohtaisen sähköpostiosoitteen tulee olla sen toimipaikan kontaktiosoite, jota sopimus koskee.

10. Yhteyshenkilön puhelinnumero on asiakkaan sopimuskohtainen puhelinnumero. Yritysasiakkaan sopimuskohtaisen puhelinnumeron tulee olla sen toimipaikan puhelinnumero, jota sopimus koskee.

Yllä mainituista tiedoista käyttöpaikan osoite ja asiakkaan virallinen osoite ovat Datahubissa pakollisia tietoja. Asiakkaalla tulee olla yksi yhteystieto, joka voi olla asiakkaan osoitetiedon lisäksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Tämän lisäksi asiakkaan sopimuksella voi olla yhteyshenkilöitä, joita osapuolet tarvitsevat eri asiakaspalvelutilanteissa ja joilla voi olla puhelinnumero sekä sähköpostiosoite. Nämä voivat erota toisistaan myynti- ja verkkosopimustietojen väillä ja Datahubiin ilmoitetaan vain ne, jotka osapuoli näkee tarpeelliseksi välittää sopimuksen toiselle osapuolelle (myyjältä -> verkolle tai verkolta -> myyjälle).

Laskutusosoite, verkkolaskuosoite, sähköpostilaskun osoite sekä mobiililaskun puhelinnumero ilmoitetaan Datahubiin myös sopimuskohtaisena tietona. Datahubissa sopimuksella tulee aina olla yksi tietty asiakkaan kanssa sovittu laskutuskanava (esim. sähköposti) ja sen mukaiset laskutusosoitetiedot (kuvattu tarkemmin kohdassa Laskutusosoitteet)

Alla olevissa taulukoissa on esitetty käyttöpaikan osoitteen, asiakkaan virallisen postiosoitteen ja sopimuksen laskutusosoitteen sisältämät tietokentät. Keskeinen huomioitava asia osoiterakenteessa on yleisesti käytössä olevan yhden lähiosoitekentän jaottelu rakenteellisempaan malliin, jossa osoitteen sisältämät tiedot on pilkottu pienempiin osiin. Käyttöpaikan osoitteessa tietokentät poikkeavat hieman asiakkaan virallisen postiosoitteen sekä sopimuksen laskutusosoitteen tiedoista.

Taulukoissa pakollinen tieto tarkoittaa sitä, että osoitetietoja ei voida tallentaa Datahubiin ilman näitä tietoja. ”Tarvittaessa” tarkoittaa puolestaan sitä, että joko kadun nimi ja talonumero tai postilokero on pakollinen.

Taulukoiden mukaisesti katuosoitteiden tietosisältö on jaettu neljään eri kenttään; kadun nimi, talonumero, porrastunnus ja huoneisto. Vaikka nämä kentät eivät ole tietojen tallennuksen kannalta pakollisia, tulee nämä tiedot aina olla ilmoitettuna niissä osoitteissa, joissa niitä tarvitaan. Tämä on ehdottoman tärkeää kaikkien osapuolten liiketoimintaprosessien laadun kannalta. Kaikissa katuosoitteissa ei kuitenkaan ole käytössä kaikkia edellä mainittua neljää kenttää, jolloin tarpeettomat kentät jätetään tyhjäksi. Tällainen katuosoite voi olla esimerkiksi yksittäisen omakotitalon osoite, jossa katuosoite koostuu kadunnimestä ja talonumerosta.

Talonumerokenttää käytetään myös tontin numerolle niissä tapauksissa, joissa tontin numeroa on tarpeellista käyttää. Mikäli katuosoitteeseen ei kuulu talonnumeroa, esimerkiksi saarella sijaitsevassa kohteessa tai ulkomaalaisen osoitteen tapauksessa, ilmoitetaan talonumerokentässä nolla (0). Tarkempia esimerkkejä katuosoitteista on esitetty kohdassa Esimerkkejä osoitteiden kirjoittamiselle.

Yllä kuvattujen osoitteiden yhteydessä on aina käytettävä postinumeroa, postitoimipaikkaa sekä maatunnusta. Maatunnuksena käytetään ISO 3166-1 alpha-2 -standardin mukaisia kaksikirjaimisia tunnuksia. Postinumero-kenttään ei Suomen postinumeroiden osalta tule sisällyttää maatunnusta, vaan sen tulee olla ainoastaan maatunnus-kentässä. Täten esimerkiksi järjestelmään tallennettu yhdistelmä "FI-01350" pitää Datahubia varten jakaa erikseen maatunnukseen "FI" ja postinumeroon "01350". Tällä varmistetaan se, että postitoimipaikan oikeellisuus voidaan tarkistaa postinumeron perusteella suomalaisissa osoitteissa. Ulkomaisissa postinumeroissa voidaan tarvittaessa käyttää muotoa, jossa maatunnus on mukana.

Postitusosoitteena asiakkaan virallisessa postiosoitteessa ja sopimuksen laskutusosoitteessa voi katuosoitteen sijasta käyttää postilokeroa. Tässä tapauksessa kadunnimi-, talonumero-, porrastunnus- ja huoneisto-kentät pitää jättää tyhjiksi. Jos käytössä poste restante -osoite, postilokero kenttään kirjataan teksti "POSTE RESTANTE". Datahub hyväksyy tämän myös pienellä kirjoitettuna.

Asunto-tiedon lyhenne voidaan ilmoittaa Datahubiin joko pisteen kera ("as." tai "bst.") tai ilman pistettä ("as" tai "bst"). Osoitteen tarkenne -kenttää voidaan asiakkaan virallisessa postiosoitteessa ja laskutusosoitteessa käyttää vapaamuotoiseen osoitteen tarkentamiseen ja sellaisten postitusosoitteiden yhteydessä, joissa lähetys on suunnattu eri taholle, kuin mihin se osoitteen mukaan postitetaan (eli ns. c/o tieto). Tämä koskee esimerkiksi tilannetta, jossa lasku on suunnattu asunto-osakeyhtiölle, mutta se lähetetään isännöitsijätoimiston osoitteeseen.

Käyttöpaikan osoitteen osalta osoitteen tarkenne -kentässä voi tarkemmin kuvata käyttöpaikan osoitetta silloin, kun se on tarpeen. Osoitteen tarkenne -kenttää saattaa tarvita esimerkiksi teiden varsille sijaitsevien mainostaulujen tai muiden vastaavien kohteiden tarkan sijainnin määrittämiseksi silloin, kun yksiselitteistä katuosoitetta ei voida antaa. Mikäli käyttöpaikalla ei ole virallista katuosoitetta, merkitään kadunnimeksi lähimmän kadun nimi ja tarkennetaan käyttöpaikan sijaintia osoitteen tarkenne -kentässä. Joka tapauksessa käyttöpaikan osoitteessa kadunnimi on aina pakollinen tieto.

Käyttöpaikan osoitteessa on asiakkaan viralliseen postiosoitteeseen sekä laskutusosoitteeseen verrattuna lisäksi osoitteen tyyppi ja kieli -tietokentät. Osoitteen tyyppi -kentälle on tarve niissä tapauksissa, kun käyttöpaikalla on enemmän kuin yksi osoite. Tämä koskee esimerkiksi niitä osoitteita, joille on olemassa sekä suomenkielinen että ruotsinkielinen osoite. Tällöin jakeluverkonhaltijan tulee määrittää yksi osoite, joka on niin sanottu pääosoite. Pääosoitetta voi ja tulee käyttää aina, kun ei ole erityistä syytä käyttää muuta osoitetta.DH-131 Käyttöpaikkatunnuksen selvitys: käyttöpaikan tunnusta voidaan hakea millä tahansa yksittäisellä käyttöpaikan osoitteella ja haku palauttaa kaikki käyttöpaikalle määritetyt osoitteet. Kielikenttään tulee jakeluverkonhaltijan ilmoittaa, onko käyttöpaikan osoite suomen- vai ruotsinkielinen. Kielikentän tarkoitus on helpottaa osoitetiedon käsittelyä esimerkiksi niissä tilanteissa, kun käyttöpaikan asiakas on ruotsinkielinen.