DH-111 Asiakastietojen päivitys – myyjä
Tapahtuman kuvaus
Myyjä päivittää asiakkaan tiedot datahubiin tai vastaa asiakastietojen päivityspyyntöön. Vastauksena asiakastietojen päivityspyyntöön voidaan ilmoittaa myös voimassaolevat asiakastiedot, mikä tarkoittaa, että päivityspyyntö on hylätty.
Tapahtuman ilmoittavalla myyjällä täytyy olla asiakkaan kanssa myyntisopimus, joka on joko voimassa ilmoitetulla päivityksen voimaantulohetkellä, tulee voimaan ilmoitetun päivityshetken jälkeen tai on päättynyt enintään 6 viikkoa ennen kuin päivitys ilmoitetaan datahubiin.
Osapuolet
Myyjä
Datahub
Jakeluverkonhaltija
3. osapuoli
Joustopalveluntarjoaja
Tapahtuman käsittelyssä huomioitavaa
Asiakastietojen päivitystä ei tule lähettää automaattisesti minkään datahubin osapuolelle välittämän tapahtuman (poislukien asiakastietojen päivityspyynnöt DH-112-2 ja DH-113-2), kuten esimerkiksi uuden myyntisopimuksen perusteella vastaanotetun asiakastietojen päivityssanoman (DH-311-6) perusteella. Automaattinen päivitys on sallittu ainoastaan vastauksena toiselta osapuolelta tulleeseen asiakastietojen päivityspyyntöön (DH-112-2/DH-113-2). Asiakastietojen päivityspyyntöä ei kuitenkaan saa automaattisesti hylätä.
Päivityksen tulee perustua asiakkaalta varmistettuun muutostarpeeseen.
Osapuolen omassa järjestelmässään tekemistä asiakastiedon päivityksistä ei tule lähettää päivityssanomaa, jos päivitys ei muuta datahubissa ylläpidettäviä asiakastietoja.
Asiakastietojen päivityksen ei tule automaattisesti aiheuttaa toista tapahtumaa, kuten esimerkiksi sopimuksen laskutusosoitteen päivitystä (DH-321), elleivät tiedot ole muuttuneet myös sen osalta.
Aikarajat
Päivityksen voimaantuloaika ja ilmoittaminen | Huomiot |
|---|---|
Asiakkaan päivitetyt tiedot viedään datahubiin välittömästi, kun ne on päivitetty myyjän järjestelmään. |
|
Voimaantulopäivämäärä ei saa olla menneisyydessä ja se voi olla korkeintaan 90 päivää tulevaisuudessa. | Voimassaoloajat ovat kokonaisia vuorokausia. |
Myyjän vastatessa asiakastietojen päivityspyyntöön päivitys tulee lähettää kahden arkipäivän kuluessa päivityspyynnön vastaanottamisesta. | Päivitys otetaan vastaan myöhemminkin, mutta toistuvasti myöhässä lähetettyihin ilmoituksiin tullaan puuttumaan. |
Tapahtuman prosessointi datahubissa
Vaihe | Kuvaus |
Asiakastietojen osapäivitys | Asiakastietojen päivityksessä käytetään osapäivitystä, jossa vain tapahtumassa ilmoitetut tiedot päivitetään. Tietokentät, joita ei ole mukana tapahtumassa säilyttävät entisen arvonsa. Jos osapäivityksessä halutaan poistaa jokin tieto datahubista, kyseinen tietokenttä liitetään mukaan tapahtumaan tyhjänä. Esimerkiksi jos asiakastietojen päivityksessä ilmoitetaan pakollisten tietojen lisäksi ainoastaan asiakkaan sähköpostiosoite, asiakkaan vapaaehtoisista tiedoista päivitetään sähköpostiosoite. Jos asiakkaalla on jo ennestään ollut tallennettuna esimerkiksi puhelinnumero, säilyy se ennallaan. |
Valtuutusten päättäminen | Jos asiakas muuttuu salaiseksi, kaikki asiakkaan valtuutukset päätetään. |
Tiedon tallennus
Tiedon lähde | Tallennettu tieto |
Osapuolen ilmoittamat tiedot | Myyjän ilmoittamat asiakastiedot astuvat voimaan ilmoitettuna voimaantulopäivänä. Vanhat tiedot säilytetään datahubissa. Myyjä on päävastuussa asiakastietojen oikeellisuudesta. |
Datahub tallentaa ja välittää Suomessa sijaitsevan postitoimipaikan nimen kokonaan isoilla kirjaimilla, vaikka se tulisi ilmoittavalta osapuolelta toisessa muodossa. | |
Datahubin prosessoimat tiedot | Mahdolliset päivitetyt valtuutustiedot. |
Tiedon palautus
Osapuoli | Kuvaus | Sanoma |
|---|---|---|
Myyjä | Ilmoitus onnistuneesta tai hylätystä asiakastietojen päivityksestä. |
Tiedon välitys
Osapuoli | Tarkenne | Kuvaus | Sanoma |
|---|---|---|---|
Myyjä | Kaikki asiakkaan myyjät | Jos päivitys sisältää muutoksia asiakastietoihin, asiakastiedot välitetään myyjille, joilla on voimaantulohetkellä voimassa oleva tai korkeintaan 6 viikkoa aiemmin päättynyt tai tulevaisuudessa voimaan tuleva sopimus ko. asiakkaan kanssa. | |
Jos asiakas muuttuu salaiseksi, ilmoitus valtuutuksen muuttumisesta välitetään niille osapuolille, joiden valtuutukset päätettiin. | |||
Jakeluverkonhaltija | Kaikki asiakkaan jakeluverkonhaltijat | Jos päivitys sisältää muutoksia asiakastietoihin, asiakastiedot välitetään jakeluverkonhaltijoille, joilla on voimaantulohetkellä voimassa oleva tai tulevaisuudessa voimaan tuleva sopimus ko. asiakkaan kanssa. | |
Päivityspyynnön tehnyt jakeluverkonhaltija | Jos tapahtuma on vastaus jakeluverkonhaltijan päivityspyyntöön (DH-112), tiedot välitetään päivitystä pyytäneelle jakeluverkonhaltijalle, vaikka ne eivät sisältäisi muutoksia. | ||
|
| Jos päivitys sisältää muutoksia asiakastietoihin, asiakastiedot välitetään 3. osapuolille, joilla on voimassaoleva valtuutus asiakkaalta. Huom. Jos asiakas on salattu, päivityksen sisältämiä tietoja ei koskaan välitetä 3. osapuolille. | |
Jos asiakas muuttuu salaiseksi, ilmoitus valtuutuksen muuttumisesta välitetään niille osapuolille, joiden valtuutukset päätettiin. | |||
Joustopalveluntarjoaja |
| Jos asiakas muuttuu salaiseksi, ilmoitus valtuutuksen muuttumisesta välitetään niille osapuolille, joiden valtuutukset päätettiin. |
Merkittävät virheet ja seuraukset
Virheelliset asiakastiedot välitetään kaikille osapuolille, jotka ovat oikeutettuja asiakastietoon.
Tietojen oikeellisuuden ylläpito on henkilötietojen rekisterinpitäjän vastuulla. Virheellisten henkilötietojen välittäminen on tietosuojaloukkaus.
Virhe | Seuraus |
|---|---|
Asiakkaan postiosoite ilmoitetaan väärin | Mahdolliset postit (ml. laskut) menevät väärään osoitteeseen varsinkin, jos sopimuksella ei ole tiedossa erillistä laskutusosoitetta. Seurauksena voi olla väärät perintätoimet tai tietosuojaloukkaus. |
Asiakkaan yhteystiedot ilmoitetaan väärin | Asiakkaaseen ei saada yhteyttä, sillä olemassa oleva yhteystieto poistuu. |
Asiakkaan nimitiedot ilmoitetaan väärin | Mahdolliset postit (ml. laskut) eivät mene perille tai menevät väärälle vastaanottajalle. |
Tapahtuman peruuttaminen
Peruutus tehdään uudella päivitysilmoituksella. Mikäli voimaantulopäivämäärä on tulevaisuudessa, lähetetään sanoma, jossa on sama voimaantulopäivämäärä kuin alkuperäisessä sanomassa. Jos voimaantulopäivämäärä on menneisyydessä, käytetään päivitysilmoituksessa kuluvaa päivää.
Validointisäännöt
Validointisääntöjen tarkempi kuvaus löytyy erillisestä dokumentista.
Sääntö | Virhekoodi | Huomiot |
|---|---|---|
Myyjällä täytyy olla asiakkaan kanssa myyntisopimus, joka on joko voimassa ilmoitetulla päivityksen voimaantulohetkellä, tulee voimaan ilmoitetun päivityshetken jälkeen tai on päättynyt enintään 6 viikkoa ennen kuin päivitys ilmoitetaan datahubiin. | EC.AGR.219 |
|
Asiakkaan tulee löytyä datahubista. | EC.CUS.113 |
|
Asiakastyyppiä ei voi muuttaa. | EC.CUS.118 |
|
Salattua asiakasta ei voi päivittää ei-salatuksi tällä tapahtumalla. | EC.CUS.144 |
|
|
|
|
Huom. Tässä vaiheessa listattu vain osa prosessin säännöistä. | ||