DH-110 Asiakastiedon ylläpito

Asiakastiedot datahubissa

Datahubiin tallennettavat asiakastiedot on esitetty seuraavassa kuvassa.

Open

Asiakastietojen luokkakaavio

Asiakastiedon ylläpidon lähtökohta datahubissa on se, että asiakas luodaan vain kerran, ja asiakkaan perustiedot jaetaan kaikkien niiden markkinaosapuolten kesken, joilla on asiakkaan kanssa sopimuksia. Asiakkaan perustiedot käsittävät vain ne tiedot, jotka ovat markkinoiden kannalta tarpeellista ylläpitää keskitetysti ja muut tiedot ylläpidetään osana sopimustietoa osapuolikohtaisesti.

Korkealla tasolla jako menee siten, että asiakkaan tiedoiksi luetaan nimi- ja tunnistetiedot sekä yhteys- ja postiosoitetiedot. Yritysasiakkaiden tapauksessa on tärkeää huomioida, että asiakkaan yhteys- ja postiosoitetiedoissa käytetään yrityksen päätoimipisteen tietoja.

Sopimuskohtaisia tietoja taas ovat laskutusosoite- ja yhteyshenkilötiedot. Yritysasiakkaiden tapauksessa sopimuskohtaisissa tiedoissa ilmoitetaan yrityksen sen toimipisteen tiedot, jota sopimus koskee. Sopimukselle voi myös ilmoittaa asiakkaan tarkenteen, jolla voidaan yksilöidä sopimuskohtaisesti esimerkiksi yrityksen osasto tai toimipaikka tai kunnan liiketoiminto. Samaa asiakkaan tarkennetta voidaan käyttää silloin, jos yritysasiakkaan osalta halutaan sopimukselle näkymään yrityksen aputoiminimi. Aputoiminimi ei ole oma yksilöity asiakkaansa datahubissa, koska se käyttää samaa y-tunnusta kuin varsinainen yhtiö, johon aputoiminimi kuuluu. Jotta vältyttäisiin tietojen turhalta moninkertaiselta päivittämiseltä, tulee kiinnittää erityistä huomiota siihen, missä tilanteessa tieto on sellaista, mitä tulee ylläpitää asiakkaan tiedoissa ja mikä tieto on sellaista, mitä tulisi hoitaa sopimustiedoissa. Lisäohjeita asiakas- ja postiosoitetietojen ylläpidosta löytyy Datahub Nimi- ja osoiterakenneohjeesta.

Tietojen jako asiakas- ja sopimuskohtaisesti

Asiakkaan tyyppi ja tunniste

Datahubissa on kaksi asiakastyyppiä, jotka ovat kuluttaja- ja yritysasiakas. Yritysasiakkaina käsitellään kaikki oikeushenkilöt (yritykset, yhteisöt, julkiset toimijat) ja kuluttaja-asiakkaina kaikki luonnolliset henkilöt. Asiakas yksilöidään datahubissa tunnisteella, joka asiakastyypistä riippuen on joko henkilötunnus tai y-tunnus (tai VAT-tunnus ulkolaisilla yrityksillä). Sopimukset voidaan siis ilmoittaa datahubiin vain siten, että asiakastiedot sisältävät tämän tunnisteen (erikoistilanteet, joissa tunnisteena käytetään osapuolen omaa tunnusta, on kuvattu alla). Mikäli sopimus tehdään useamman asiakkaan nimiin, ilmoitetaan kaikkien asiakkaiden tiedot tunnisteineen, jolloin sopimus liitetään datahubissa useampaan asiakkaaseen.

Kun kyseessä on ulkomainen asiakas, joilla ei ole vielä suomalaista henkilötunnusta, voidaan sopimus tässä erikoistilanteessa ilmoittaa datahubiin ilman tunnistetta, mutta silloin on ilmoitettava asiakkaan syntymäaika. Lisäksi datahubiin ilmoitetaan asiakkaan tunnukseksi osapuolen oma tunnus (niin sanottu muu tunnus), joka muodostuu myyjän osapuolitunnuksesta (GLN-tunnus) ja myyjän asiakastunnuksesta. Uuden sopimuksen ilmoituksen myötä myyjän luoma asiakkaan oma tunnus välitetään myös jakeluverkonhaltijalle. Tämän perusteella myyjä ja jakeluverkonhaltija voivat myöhemmin identifioida asiakkaan datahubissa. Mikäli asiakkaalla on ulkomainen henkilötunnus tai tätä vastaava tunnus, voidaan se ilmoittaa datahubiin asiakkaan lisätunnus kentässä.

Sopimuksen ilmoittaneen osapuolen velvollisuus on päivittää asiakkaan tiedot datahubiin heti, kun henkilötunnus on saatavilla. Päivityksen jälkeen kaikki asiakkaan aiemmat sopimukset ovat löydettävissä uuden henkilötunnuksen avulla. Ulkomaalaiset asiakkaat ovat ainoa poikkeus, jolloin datahubiin voidaan ilmoittaa sopimus kuluttaja-asiakkaalle ilman asiakkaan tunnistetta. Tunnuksettomien asiakkaiden luontia datahubiin tullaan valvomaan.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja (yleisemmin tunnettuna toiminimi) on yritysasiakas, joka vastaa henkilökohtaisesti sopimuksistaan. Kaikille yksityisille elinkeinonharjoittajille myönnetään y-tunnus heidän rekisteröityessään viranomaisille. Yksityisten elinkeinonharjoittajien osalta yritysasiakkaalle tulee pystyä ilmoittamaan henkilötunnus. Datahubissa yksityiset elinkeinonharjoittajat yksilöidään y-tunnuksella ja henkilötunnus annetaan asiakkaan lisätunnus-kenttään. Näin voidaan asiakkaan tunnuksen perusteella erottaa yksityinen elinkeinonharjoittaja kyseistä henkilöä vastaavasta kuluttaja-asiakkaasta.

Yritysasiakkaille, joilla ei ole y-tunnusta (mm. tietyt konsulaatit tai tiekunnat), ilmoitetaan asiakkaan tunnukseksi osapuolen oma tunnus, joka muodostuu myyjän osapuolitunnuksesta (GLN-tunnus) ja myyjän asiakastunnuksesta.

Kuolinpesiä (puhekielessä usein myös perikunta) varten asiakkaalle on varattu oma tietokenttä "Asiakkaan alityyppi", sillä usein näiden asiakkaiden käsittely poikkeaa muista asiakkaista osapuolten omassa liiketoiminnassa. Tietokentän avulla osapuolet voivat tehostaa omia kuolinpesiin liittyviä sisäisiä prosessejaan.

Mikäli yritys menee konkurssiin, on tällöin normaalia, että konkurssipesän nimiin tehdään hetkeksi sopimus, vaikka konkurssipesällä ei vielä olisi uutta y-tunnusta. Konkurssipesälle, jolla ei ole vielä y-tunnusta, voidaan tehdä uusi sopimus antamalla tälle asiakkaan alityypiksi konkurssipesä ja muodostamalla tälle osapuolen oma tunnus.

Asiakastietojen oikeellisuus ja ylläpito

Osapuolet vastaavat datahubiin ilmoittamansa asiakastiedon oikeellisuudesta. Datahub ei tee tiedon sisällöllistä validointia, kuten tarkista vastaavatko asiakkaan nimi ja y-tunnus toisiaan. Osapuolten tulee varmistaa, että yritysasiakkaan nimi ilmoitetaan virallisessa muodossa (muodon voi tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmärekisteristä (YTJ)). Lisäksi tulee varmistaa, että yritysasiakkaalle asiakastiedoissa ilmoitettu postiosoite vastaa yrityksen päätoimipisteen osoitetta. Erillisiä toimipaikkojen osoitetietoja tulee ylläpitää sopimustiedoissa. Lisäohjeita asiakas- ja postiosoitetietojen ylläpidosta löytyy Datahub Nimi- ja osoiterakenneohjeesta.

Asiakas luodaan datahubiin vain osana sopimusprosesseja. Mikäli osapuolen lähettämässä sopimusilmoituksessa olevaa asiakasta ei löydy tunnisteen perusteella datahubista, luodaan se uutena asiakastietueena datahubiin. Mikäli asiakas löytyy tunnisteen perusteella datahubista, liitetään ilmoitettava sopimus olemassa olevaan asiakastietueeseen. Tämän lisäksi asiakkaan tiedot päivitetään vastaamaan ilmoituksen asiakastietoja. Mikäli sopimus ilmoitetaan usean asiakkaan vastattavaksi eli osapuolen sopimusilmoituksessa on useampi sopimuskumppani, datahubissa sopimukseen liitetään usea asiakastietue.

Datahubissa asiakastiedon ylläpidon päävastuu on myyjällä. Asiakastietoa voivat päivittää ne myyjät, joilla on voimassa oleva sopimus asiakkaan kanssa. Asiakastiedot voidaan päivittää osana sopimusprosesseja tai erillisellä ilmoituksella. Tämän lisäksi jakeluverkonhaltija tai 3. osapuoli voi lähettää datahubiin asiakastiedon päivityspyynnön, joka välitetään sille myyjälle, joka on viimeiseksi tehnyt sopimuksen asiakkaan kanssa. Tämä myyjä tekee varsinaisen asiakastiedon päivityksen, koska hänellä voidaan olettaa olevan tuorein tieto asiakkaasta. Myyjä voi kieltäytyä tietojen päivityksestä, jos myyjä katsoo, että päivityspyyntö on aiheeton tai virheellinen. Myyjän tulee vastata päivityspyyntöön lähettämällä asiakastiedon päivitys datahubiin, joka sisältää joko jakeluverkonhaltijan/3. osapuolen ilmoittamat tiedot (myyjä hyväksyy päivityspyynnön), tai omassa järjestelmässään olevat asiakastiedot (myyjä hylkää päivityspyynnön). Mikäli myyjä ei vastaa päivityspyyntöön 2 arkipäivän kuluessa, huomioidaan tämä datahub-operaattorin valvonnassa ja operaattori muistuttaa myyjää, kunnes myyjä vastaa pyyntöön. Asiakkaalle voidaan lisätä asiakastietojen päivityksessä henkilötunnus tai y-tunnus, mikäli se puuttuu asiakkaan tiedoista (asiakas on alunperin ilmoitettu datahubiin osapuolen omaa tunnusta käyttäen). Muilta osin osapuolet eivät voi päivittää datahubiin ilmoitettua asiakkaan tunnistetta. Mikäli asiakastunnistetta tulisi jostain syystä korjata, ilmoitetaan tästä datahub-operaattorille, joka tekee tarvittavan korjauksen.

Jos asiakastietoa päivitetään myyjän omassa järjestelmässä eikä se aiheuta muutoksia datahubissa ylläpidettäviin asiakastietoihin, tällöin ei ole tule lähettää asiakastietojen päivitystä datahubiin. Samoin jakeluverkonhaltijan tai 3. osapuolen tulee lähettää asiakastietojen päivityspyyntö vain, jos datahubissa ylläpidettävät asiakastiedot ovat muuttuneet. Kun muuttunut tieto on tallennettu datahubiin, datahub välittää asiakastiedot kaikille niille osapuolille, joilla on joko voimassaolevia tai tulevaisuudessa voimaantulevia sopimuksia tai voimassaolevia valtuutuksia asiakkaan kanssa. Datahub tarkistaa muutoksen voimaantulopäivän mukaan sen, kenellä on oikeus muuttuneeseen tietoon. Mikäli myyjän sopimus on päättynyt, datahub välittää tiedon muutoksesta, jos muutoksen voimaantulopäivä on 6 viikon sisällä sopimuksen päättymisestä. Turhien tai virheellisten tietojen välityksen estämiseksi osapuolten tulee varmistaa, että päivitetyt asiakastiedot ovat oikein ja päivitystarve perustuu asiakkaalta varmistettuun tarpeeseen. Lisäksi tehdyn asiakastiedon päivityksen ei tule automaattisesti aiheuttaa toista tapahtumaa, kuten esimerkiksi sopimuksen laskutusosoitteen päivitystä (DH-321), elleivät tiedot ole muuttuneet myös sen osalta.

Tilanteessa, jossa myynti- ja verkkosopimukset ovat eri asiakkaiden nimissä (tilanne niiden sopimusten osalta, jotka on tehty ennen datahubin käyttöönottoa, ja joiden tiedot on tuotu datahubiin tietokonversion kautta), voidaan verkon asiakastiedot päivittää suoraan jakeluverkonhaltijan pyynnön perusteella, mikäli asiakkaalla ei ole ainuttakaan myyntisopimusta.

Asiakastietoon saattaa kohdistua useita päivityksiä saman aikajakson sisällä, koska usealla eri osapuolella voi olla sopimus asiakkaan kanssa. Risteävissä päivityksissä asiakastietoon datahub säilyttää viimeisimpänä ilmoitetun tiedon, koska sen oletetaan sisältävän uusimmat tiedot. Alla olevan kuvan mukaisessa tilanteessa, jos molemmat ilmoitukset muuttaisivat samaa tietoa, esimerkiksi puhelinnumeroa, 5.6. datahubiin ilmoitettu tieto, jonka voimaantuloaika on 10.6. olisi voimassa vielä 15.6. jälkeenkin, koska se on ilmoitettu myöhemmin. Jos eri asiakastietopäivitykset koskevat samaa asiakasta, mutta asiakkaan eri tietoja, esimerkiksi toinen päivitys kohdistuu postiosoitteeseen ja toinen sähköpostiosoitteeseen, molemmat päivitykset tulevat datahubissa voimaan ilmoitetun voimaantuloajan mukaisesti. Edellä kuvattua toimintatapaa sovelletaan myös, kun eri liiketoimintaprosessit päivittävät saman asiakkaan tietoja. Asiakkaan tiedot voivat päivittyä datahubissa DH-110-prosessien lisäksi uuden myyntisopimuksen ilmoituksen (DH-311) myötä.

Open

Risteävät päivitykset

Salatut asiakkaat

Datahub mahdollistaa ns. ”salattujen” asiakkaiden prosessien läpiviennin. Salatulla asiakkaalla tarkoitetaan sitä, että asiakkaalle on myönnetty turvakieltomääräys tai hän on itse kieltänyt tietojensa luovutuksen ja hänen tietojaan ei saa tällöin luovuttaa eteenpäin. Turvakieltoa voi hakea maistraatilta, jos henkilöllä on perusteltu syy epäillä oman tai perheensä turvallisuuden olevan uhattuna. Salattu asiakas ei tarkoita asiakasta, joka on ilmoittanut osapuolelle kiellon tietojensa luovutuksesta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Mikäli asiakkaan tiedoissa on merkintä asiakastietojen salassapidettävyydestä, välitetään tiedot sopimusprosesseissa normaaliin tapaan myyjältä jakeluverkonhaltijalle. Tieto salassapidettävyydestä menee uuden sopimuksen ilmoitukseen liitettyjen asiakastietojen mukana myös jakeluverkonhaltijan tietoon.

Salatuiksi merkityt asiakkaat eivät voi antaa valtuutuksia 3. osapuolille. Mikäli asiakkaalla, jolle ilmoitetaan ”salattu”-tieto, on ilmoituksen hetkellä 3. osapuolen ilmoittama valtuutus, päättyy valtuutus automaattisesti. Tieto asiakkaan muuttumisesta salatuksi välitetään asiakastietojen päivitystapahtuman mukaisesti asiakkaan muille myyjille ja jakeluverkonhaltijoille normaalisti. Jakeluverkonhaltijat ja myyjät voivat kuitenkin välittää näiden asiakkaiden tietoja datahubin välityksellä niissä tilanteissa, joissa nämä markkinaosapuolet valtuuttavat 3. osapuolia toimimaan puolestaan. 3. osapuolet eivät saa näissä tilanteissa kuitenkaan käyttää asiakkaan tietoja mihinkään muuhun kuin markkinaosapuolen kanssa sovittuun markkinaosapuolen roolilla toimivaan prosessiin.

Mikäli asiakas haluaa poistaa ”salattu”-merkinnän tiedoistaan, on asiakkaan itse käytävä muuttamassa tämä tieto datahubin asiakasportaalissa.

Asiakastiedon ylläpitotapahtumat

Open